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深圳供电局“拉链式”工作法实现合同全过程闭环管理

作者:郭必伟  2020-10-30

  长期以来,许多企业的合同管理存在重签订阶段管理、轻合同履行的情况,未能将管理链条贯穿到合同全过程。“十三五”期间,深圳供电局应用“拉链式”工作法,将合同管理贯穿签约前、审核签约、履行和履行后四个阶段,确保合同流程的“链牙”走到哪里,合同管理的“拉头”就跟进到哪里,实现了合同全过程精益闭环管理。

  风险关口前移,确保合同文本合法有效

  合同是企业在现代市场经济条件下从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带,也是产生纠纷的重要来源。为有效防范合同法律风险,深圳供电局制定合同管理制度,建立了法律部门归口管理,招标采购、财务、办公等各相关部门各负其责、分工协作的合同全过程管理机制,形成合同全过程立体管理。

  “我们将加强企业合同签约前管理作为规范经营行为、防范市场风险重要管理手段。”深圳供电局法律部相关负责人介绍,深圳供电局从制度上明确招标文件必须进行法律审核,在采购流程中嵌入合同审查节点,明确采购文件的法律审查要求,强化招标文件标准文本的制定及管理,实现风险关口前移,有效杜绝招标文件与合同不一致等法律风险。

  合同标准文本是提升合同质量的重要方式,完善标准合同文本具有重要现实意义。近年来,深圳供电局将加强合同标准文本管理作为加强合同签订中管理的重要切入口,在提升合同文本质量的同时有效提高了合同管理效率。通过梳理公司合同标准文本的需求情况,从业务需求和适用性两个维度建设统一的标准文本体系框架;实施合同标准文本使用率考核机制,推广合同标准文本应用;对使用标准文本的非重大合同、不涉及金额的合同及框架合同下的订单合同等进一步压缩审批流程,审核部门审核速度持续加快。2019年,深圳供电局累计完成10个业务领域共计37类合同文本修编或新增工作,标准文本覆盖面和文本适用性进一步增强。该局法律部积极引导业务部门应用标准文本,全年公司合同标准文本使用率达94.59%,超过南方电网公司年初制定的70%平均指标。

  加强履约监控,维护企业合法权益

  “合同签订的目的是履行合同实现合同目的,所以加强合同履行管理才能真正实现合同全过程管理。”

  深圳供电局法律部合同管理专责说。“法律工作管理部门发挥业务优势,在加强合同履行监控的同时,协助业务部门妥善处理合同履行争议和纠纷,在依法合规的基础上维护公司利益。”

  据悉,深圳供电局编制了《合同履行监控指引》,明确各有关部门管理职责分工,对履行主体、合同标的、合同款项支付、履行时间地点等关键履行环节明确监控内容和监控方式,便利合同承办部门依约定履行合同义务和行使合同权利,减少履行中的法律风险和维护企业合法权益。

  此外,该局细化完善14项合同履约考核指标,编制《合同考核管理实施细则》,将合同履行及纠纷处置法律风险控制设置为组织绩效考核指标;开展合同全过程管理检查和评价,形成对现有问题的汇总和工作完善的建议,制定切实可行的改进措施,实现合同全过程闭环管理。

  该局还制定并落实合同培训计划,针对合同签订及履行要点、新合同管理系统运用等内容,采取现场培训、网络课件学习等多种形式对各级合同承办人员开展培训;编制合同承办人资格考试题库,落实合同承办人“凡进必考”制度,提升承办人员办理合同业务素质和能力。

  下一步,深圳供电局将持续对标国际国内先进企业合同管理模式,加强合同标准文本管理,优化合同履行阶段管理,优化合同履行监控条款,重点规范合同变更管理,妥善解决合同变更应变未变、缺少依据等问题。坚持问题导向,实现从合同“抽查”到“普查”的进化,不断升级合同全过程精益闭环管理。 (郭必伟)

 

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来源:南方电网报

 

标签:深圳供电局,拉链式,工作法,合同全过程,闭环管理

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